Как написать письмо: правила деловой переписки

Правильно оформленное электронное письмо помогает добиться нескольких целей. Отправитель передаст информацию, с большей вероятностью получит ответ и завоюет доверие адресата. Разберёмся, что учесть при написании писем.

Почему важно оформление письма

Первое, что видит получатель, — оформление электронного письма. Это тема, приветствие, расстановка текста, подпись в конце. Рассказываем, почему важно соблюдать правила деловой переписки по электронной почте.

Получатель заинтересуется и откроет письмо. Адресат должен почувствовать, что вы уважаете его время и внимание и позаботились о его удобстве. Поэтому тема должна быть конкретной, но лаконичной.

Получатель дочитает письмо и совершит желаемое действие. Человек при чтении по диагонали должен понять, о чём речь и что от него требуется. Для этого необходимо структурировать текст письма, добавить необходимые вложения, ссылки и иллюстрации.

Отправитель укрепит репутацию. Письма, которые составили с уважением к читателю, повышают доверие к адресанту. Если речь идёт о рассылках или холодных письмах, например с коммерческими предложениями, то единое оформление поможет повысить узнаваемость бренда.

Кому и о чём пишем

Рассказываем, как заполнить поля «Кому» и «Тема».

Получатели письма. В поле «Кому» нужно поставить главного получателя, чей ответ важен. Их может быть несколько. В поле «Копия» — тех, от кого не требуется ответа. Если нужно, чтобы письмо получил кто-то ещё, но его не должны увидеть другие участники переписки, можно указать его адрес в поле «Скрытая копия».

Тема. Она облегчает поиск и нужна, чтобы получатель сориентировался, о чём пойдёт речь, и решил, когда ему удобно прочитать письмо. Лучше указывать название проектов, стадии работы и точные сроки — например, «Атом: составить план до 18.05».

Что написать в письме

У делового письма есть устоявшаяся структура: имя отправителя → тема → приветствие → суть → вопрос или призыв → подпись → контакты.

Приветствие. Приветствие и обращение обязательны. По умолчанию начинать коммуникацию лучше с обращения на «вы» и обращаться по имени или по имени и отчеству, если адресату так удобнее или он выше по статусу.

Приветствовать можно стандартным «здравствуйте», так как оно не зависит от времени суток и часовых поясов.

Оформление. Когда письмо составлено аккуратно и имеет чёткую структуру, то получателю легко в нём ориентироваться. Он может сначала прочитать ту часть, которая ему нужна в данный момент, а потом вернуться к остальному. Вот несколько базовых правил, как правильно писать электронное письмо:

• Используйте единый шрифт и цвет, чтобы получателю было удобно читать email.
• Оставляйте отступы между абзацами.
• После приветствия введите читателя в курс дела.
• Соблюдайте оптимальную длину абзаца — от 4 до 6 строк.
• Добавляйте подзаголовки, если в письме 5 и больше абзацев. Их можно вынести в отдельные строки или оставить в начале абзаца с жирным выделением. Так получатель сможет выбрать, что читать в первую очередь.
• Каждое новое предложение начинайте с большой буквы.
• Ставьте внутри предложения запятые, а в конце — точки, в вопросах — вопросительные знаки.
• Оформляйте в перечень ключевые моменты, например списки.
• В конце письма добавьте призыв к действию, например попросите подтвердить встречу или назвать срок.

Вложения. Прикрепите нужные документы, перед тем как написать письмо, — так вы не забудете о вложениях. Используйте общедоступные форматы файлов, такие как DOCX или XLS. Называйте их кратко, но понятно, например: «Презентация для встречи 30.05». В письме необходимо упомянуть вложение и указать, что с ним нужно сделать.

Если вложение тяжёлое или важно отследить, что его открыли, можно разместить файл на сайте или во внешнем облачном хранилище, например на Яндекс Диске. А в письме вставить ссылку.

Картинки в теле письма. В деловой переписке можно использовать фотографии, графики, инфографику, схемы, диаграммы. Главное, чтобы они не были картинкой ради картинки. Важно добавлять подписи, чтобы читатель понимал, на что обратить внимание.

Ссылки в письме должны быть рабочими. Стоит добавить к ним информативное, полезное и привлекательное описание. Поэтому вместо «здесь» и «тут», «документ» и «файл», «ссылка» лучше добавлять пояснение, что найдёт читатель, когда перейдёт по ссылке.

Подпись расположена в самом конце письма. Лучше отделять её от основного текста двумя пробелами. Информация об отправителе включает:

• фамилию и имя или Ф. И. О.;
• должность и название компании;
• актуальные контакты для связи (номер телефона, дополнительный email, мессенджеры).

В почтовом сервисе подпись можно настроить автоматически. Например, Яндекс Почта позволяет создать несколько вариантов в зависимости от целей и языка переписки.

Сохранение истории. Когда отвечаете на вопрос собеседника, нажмите «Ответить» или «Ответить всем». Так получатели будут видеть историю переписки. Это позволит быстро вернуться к ключевым моментам, а также может стать доказательством в спорных ситуациях.

О том, какие ошибки допускают в онлайн-переписке, как содержание письма влияет на понимание задачи и о других правилах деловой переписки читайте в статье.