Как использовать базу знаний для обучения и онбординга сотрудников

Всем работникам периодически нужны инструкции, шаблоны, документы по старому проекту или запись тренинга годовой давности. А когда в коллектив приходят новенькие, приходится отвечать сразу на множество организационных и рабочих вопросов, скидывать стопку материалов и контакты коллег. Чтобы сэкономить время и силы всех сотрудников, для этих целей можно создать базу знаний. В статье рассказываем, как это работает и что нужно для создания.

Что такое база знаний

Корпоративная база знаний — это справочник, где можно найти информацию о рабочих процессах. Все материалы находятся в одном месте и структурированы для быстрого и удобного поиска.

Вот из чего обычно состоит база знаний:

• Материалы для новичков — инструкции, регламенты, правила поведения в офисе, ответы на частые вопросы
• Шаблоны документов
• Ссылки на таск-менеджеры и другие сервисы
• Обучающие материалы для всех — видеоуроки, учебники, ссылки на полезные ресурсы
• Оргструктура компании и контакты сотрудников

Как использовать базу для обучения и адаптации сотрудников

Из базы знаний можно сделать полноценный инструмент для самостоятельного обучения новичков и действующих сотрудников.

Улучшить производительность команды. Если рабочие процессы или нововведения приводят к ошибкам, в базу можно выгрузить разбор сложных случаев в формате видеоинструкций или чек-листов. Сотрудникам не придётся отвлекать коллег или руководителей — в любой момент они смогут найти ответы на свои вопросы.

Если работники некорректно составляют отчёты или заявки, добавьте в базу шаблоны этих документов. Каждый сможет скачать их и просто заполнить по образцу. Например, на платформе для баз знаний Яндекс Вики удобно создавать шаблоны и ограничивать права доступа, чтобы никто не внёс изменения в файл.

Собрать рабочий архив. Интересные кейсы, презентации, отчёты, документы по старым проектам — всё это удобно хранить в одном месте, а не внутри отделов и по личным папкам. Так вся информация остаётся в быстром доступе, а ещё ею удобно делиться с новичками, чтобы они самостоятельно быстро погружались в рабочий процесс. Если кто-то из сотрудников внесёт изменения, уйдёт в отпуск или уволится, важная информация по работе не пропадёт. Платформы для размещения баз знаний предлагают дополнительные инструменты для сохранения информации. Например, в Яндекс Вики все исправления, которые сделали пользователи, сохраняются в истории. Это защищает от потери данных и случайных удалений.

Обучать эффективнее. В базу знаний можно выгрузить все книги и курсы, материалы от ведущих специалистов. Так работники смогут обучаться, когда им удобно, и быстро находить информацию по нужной теме. Например, в Яндекс Вики можно добавлять интересные страницы себе в «Избранное» или подписываться на них, чтобы видеть новые материалы.

Упрощать адаптацию новичков. Не нужно каждый раз заново отвечать на однотипные вопросы. Можно просто дать ссылку на базу знаний, где всё уже есть, а потом разобрать моменты, которые вызвали затруднения. Также аккуратная база знаний создаёт первое приятное впечатление о компании. Например, в Яндекс Вики можно создать чёткую и понятную структуру корпоративной базы, чтобы никто не запутался и последовательно переходил от одного материала к другому.

Как создать и поддерживать базу знаний

Недостаточно просто собрать файлы в одном месте и дать сотрудникам ссылку. Вот что нужно сделать, чтобы база была удобной и регулярно пополнялась:

1. Определите цель. Например, чтобы тратить меньше времени на обучение новичков, создают базу знаний для онбординга. Если хотите сделать упор на обучение сотрудников, нужна база знаний с разделами для развивающих материалов и книг.
2. Выберите площадку и продумайте структуру. Важно сделать понятную навигацию, чтобы любой человек быстро нашёл ответ на свой вопрос и мог легко вернуться на начальную страницу. Например, в Яндекс Вики удобно задавать иерархию страниц и связывать их перекрёстными ссылками.
3. Наполните базу контентом. Попросите коллег скинуть инструкции, шаблоны и другие документы, которые часто используются в работе. Если таких материалов нет, поставьте соответствующим отделам задачу на их разработку. Например, менеджеры по персоналу могут подготовить памятки для новичков, а специалисты из поддержки клиентов сделать скрипты.
4. Протестируйте базу. Может оказаться, что сотрудникам сложно найти нужные документы или названия разделов сбивают с толку. Спустя две недели после запуска соберите обратную связь и внесите изменения. Чтобы база знаний была доступна и понятна всем пользователям, проведите обучение и покажите, как ею пользоваться.
5. Управляйте базой. Назначьте сотрудников, которые будут отвечать за актуализацию информации. Также важно привить людям привычку пользоваться базой — можно публиковать важные новости и материалы только там.

Главное: база знаний для обучения и онбординга

1. В корпоративной базе знаний хранят информацию, которая упрощает работу.
2. Базу знаний удобно использовать для онбординга. Не придётся каждый раз отвечать на вопросы про офисную жизнь и рабочие процессы — достаточно дать новичку ссылку на памятки и инструкции.
3. Можно хранить обучающие материалы и записи вебинаров. А разборы сложных случаев, чек-листы и шаблоны помогут избежать частых и однотипных ошибок.
4. Чтобы создать базу знаний, надо определиться с целью, выбрать площадку и продумать структуру. Соберите полезные материалы от всех отделов компании.
5. Выберите сотрудников, которые будут регулярно обновлять данные. Публикуйте эксклюзивные материалы и новости компании, чтобы работники чаще обращались к базе знаний и привыкли к ней.