Фонд оплаты труда: что включает в себя и как рассчитать

Чтобы бизнес был прибыльным и развивался устойчиво, важно ответственно подходить к составлению бюджета. Одна из ключевых статей расходов — затраты на штат. Все регулярные выплаты сотрудникам входят в фонд оплаты труда (ФОТ). В этой статье расскажем, как правильно работать с ФОТ.

Что такое фонд оплаты труда

Фонд оплаты труда — это запланированные расходы на выплаты штатным сотрудникам. В российском законодательстве нет чёткого определения ФОТ, поэтому каждая компания самостоятельно устанавливает и закрепляет порядок его формирования во внутренних документах.

С помощью информации о фонде оплаты труда руководство может оценить финансовое состояние бизнеса и целесообразность затрат на персонал. Бухгалтеру сведения о ФОТ необходимы для составления отчётов, например при заполнении данных о численности и зарплате сотрудников для Росстата.

Информацию о фонде оплаты труда может запросить банк, чтобы проверить благонадёжность бизнеса для оформления кредита. Также сведения о ФОТ требуют налоговые органы и трудовая инспекция при проведении проверок.

Что входит в ФОТ: состав и структура

В ФОТ обязательно включают:

• Зарплату штатных сотрудников
• Отпускные
• Командировочные
• Больничные выплаты за первые три дня болезни
• Выплаты за опасные и вредные условия труда
• Доплаты за работу в выходные и праздничные дни, ночные часы, сверхурочную работу
• Страховые отчисления в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и Фонд обязательного медицинского страхования

Обычно в ФОТ не включают разовые премии, материальную помощь, компенсации за путёвки, лечение, питание, проезд и мобильную связь. Но работодатель может добавить эти расходы в фонд оплаты труда по своему усмотрению.

При составлении ФОТ важно понимать, какие выплаты регулярные, а какие — редкие и непредсказуемые. Например, если в компании командировки бывают часто и их можно заранее спланировать, разумно включать эти расходы в ФОТ. Так будет проще контролировать бюджет. Если же командировки редкие, их лучше учитывать отдельно как расходы конкретного отдела.

В чём разница между ФОТ и фондом заработной платы (ФЗП)

Фонд оплаты труда — это общая сумма всех выплат сотрудникам. ФОТ отражает, сколько компания тратит на содержание персонала.

Фонд заработной платы — это часть ФОТ. В него включают только выплаты за выполнение трудовых обязанностей: оклад, доплаты, надбавки и регулярные премии. Все прочие расходы, например отпускные и больничные, в ФЗП не входят.

Если сотрудник получил зарплату 50 000 руб., премию 10 000 руб., а также выплаты от работодателя — больничный 2 000 руб. и командировочные 15 000 руб., то:

• В ФЗП учтётся 60 000 руб. — это сумма оклада и премии
• В ФОТ попадёт 77 000 руб. — вся сумма выплат сотруднику, включая больничный и командировочные

ФОТ используют для оценки общей стоимости трудовых ресурсов компании и планирования бюджета с учётом всех расходов на сотрудников, а ФЗП — для анализа эффективности персонала и затрат на основную заработную плату.

Читайте также: Производительность труда: что за показатель, как его рассчитать и повысить

Как рассчитывают ФОТ

Единой формулы для расчёта фонда оплаты труда не существует. Каждый работодатель вправе разработать свою и включить в неё те расходы, которые актуальны для его компании.

Если расчёт ведётся за определённый период, например месяц или квартал, используйте базовую формулу:

ФОТ = Зарплата всех штатных сотрудников за конкретный период + Надбавки + Прочие выплаты + Страховые отчисления

Рассмотрим пример. В компании работают 10 штатных сотрудников. За месяц им нужно выплатить:

• Оклад — 800 000 руб.
• Надбавки и доплаты — 50 000 руб.
• Премии и прочие выплаты — 100 000 руб.
• Страховые взносы — 300 000 руб.

Расчёт будет выглядеть так: ФОТ = 800 000 + 50 000 + 100 000 + 300 000 = 1 250 000 руб.

Обычно ФОТ рассчитывают на год — так проще составить бюджет. Для этого используют другую формулу:

ФОТ = Среднемесячная зарплата (вся сумма выплат сотрудникам за год, поделённая на 12) × Средняя численность сотрудников × 12

Как компании планируют фонд оплаты труда

Планированием фонда оплаты труда обычно занимаются специалисты отдела кадров и бухгалтерия. В крупных компаниях к процессу подключаются HR-менеджеры, руководители подразделений, финансовые аналитики.

Читайте также: Управление персоналом — что такое HR-служба и зачем она нужна бизнесу

Сначала анализируют данные за предыдущий период: в первую очередь обращают внимание на размер зарплат, премий и социальных взносов. Когда документы хранятся в облаке, например на Яндекс Диске, найти нужную информацию в них проще. Затем прогнозируют численность персонала с учётом планов по расширению или сокращению штата.

На основе собранной информации формируют общий бюджет ФОТ, который включают в финансовый план. Часто компании закладывают сумму с запасом, чтобы учесть возможные изменения, например индексацию зарплат, внедрение новых бонусных программ и компенсаций. При этом учитываются и внешние факторы: уровень инфляции, изменения в трудовом законодательстве, рыночные тенденции в отрасли.

Разберём планирование ФОТ на примере компании «СтройПлюс». Исходные данные на 2025 год такие:

• Среднемесячная базовая зарплата — 55 000 руб.
• Страховые взносы — 16 500 руб. на сотрудника в месяц
• Регулярные премии и доплаты — 5 000 руб. на сотрудника в месяц
• Общая среднемесячная сумма выплат на одного сотрудника — 76 500 руб.
• Средняя численность — 25 человек
• В 2026 году в штат собираются нанять четырёх новых сотрудников

Расчёты будут выглядеть так:

• ФОТ за 2025 год: 76 500 × 25 × 12 = 22 950 000 руб.
• ФОТ за 2026 год: 76 500 × 29 × 12 = 26 622 200 руб.

Исходя из расчётов, ФОТ увеличится в 2026 году на 3 672 000 руб., то есть на 16%. Это важно учитывать при составлении бюджета.

Главное о фонде оплаты труда

• В фонд оплаты труда входят все регулярные расходы компании на сотрудников: не только зарплата, но и премии, отпускные, компенсации и страховые взносы.
• ФОТ и фонд заработной платы (ФЗП) — не одно и то же. ФЗП — это часть ФОТ, которая включает только основную зарплату и регулярные надбавки. ФОТ даёт более полное представление о затратах на персонал.
• Единой формулы ФОТ нет, показатель рассчитывают различными способами. Делают расчёты на день, месяц, квартал или год. Можно узнать точную сумму затрат на компанию, отделы и конкретных работников.
• Для планирования ФОТ важно проанализировать прошлые затраты, учесть возможные изменения в зарплатах, премиях и численности штата, а также заложить резерв на непредвиденные расходы.
• Правильный расчёт ФОТ помогает контролировать расходы на персонал, составлять бюджет, соблюдать требования налоговой и бухгалтерии.